Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
25. tunti
Y- tunnus: 2990848-5
Koskelantie 5, 00610 Helsinki
sähköposti: katri@25tunti.fi

2. Rekisteristä vastaava henkilö
Katri Savolainen

3. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen avulla mahdollistetaan asiakkaiden ajanvaraus sekä laskutuksen vaatimien yhteystietojen kerääminen. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei tallenneta tai kirjata ajanvaraus- tai laskutusjärjestelmään, eikä mihinkään sähköiseen järjestelmään. Varaamalla ajan asiakas suostuu henkilötietojen käsittelyyn tämän selosteen mukaisesti asiakkuutensa ajaksi. Näitä henkilötietoja ovat nimi, laskutusosoite/kotiosoite, sähköposti ja puhelinnumero.

4. Rekisterin suojaus
Edellä mainittuja henkilötietoja (nimi, laskutusosoite/kotiosoite, sähköposti ja puhelinnumero) säilytetään OP Kevytyrittäjä -laskutuspalvelun ja Slotti-ajanvarauspalvelun (Teonos Oy) salasana- ja palomuurisuojatuissa sekä käyttäjätunnuksin suojatuissa verkkopalveluissa. Tiedot siirretään tietoturvallisen SSL-suojatun yhteyden ylitse. Molemmat palveluntarjoajat ovat sitoutuneet 1.1.2019 voimaan tulleen tietosuojalain noudattamiseen.

https://op-kevytyrittaja.fi/ehdot/tietosuojaseloste
https://slotti.fi/terms.html

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Lakisääteinen velvoite:

– EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
– Tietosuojalaki (5.12.2018/1050)

6. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat
Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite ja -paikkakunta sekä asiakkaan vapaasti toimittamia muita terapian toteuttamiseksi oleellisia lisätietoja. Tietoja säilytetään asiakkuuden päättymiseen saakka. Tiedot poistetaan viimeistään, kun asiakas ei ole 12 kuukauteen varannut aikaa. Tällöin asiakkuus katsotaan päättyneeksi. 12 kuukauden jälkeen asiakkuuden katsotaan alkavan alusta, mikäli asiakas varaa uudelleen ajan.

7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

8. Manuaalinen aineisto
Manuaaliset aineistot säilytetään vähintään kahden lukon takana. Manuaalisiin aineistoihin ei koskaan liitetä sellaisia henkilötietoja, joista asiakkaan voisi tunnistaa. Aineistot ovat tilassa, johon vain terapeutilla on pääsy. Terapiassa kerätyt tiedot voidaan asiakkaan toiveen mukaan tuhota heti terapian päätyttyä, tai ne voidaan säilyttää enintään vuoden ajan terapeutin hallussa, mikäli asiakas haluaa palata terapiaan uudelleen vuoden sisään.

Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei tallenneta tai kirjata missään muodossa mihinkään sähköiseen järjestelmään. Terapiatapaamisissa terapiaprosessin edistämiseksi mahdollisesti tehtävät kirjalliset tuotokset luovutetaan asiakkaan halutessa asiakkaalle. Asiakkaan tulee noutaa materiaalit sovittuna ajankohtana. Tietoturvasyistä materiaaleja ei postiteta.

9. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät
– Slotti-ajanvarausjärjestelmä
– OP Kevytyrittäjä -palvelun laskutusjärjestelmä

Asiakkaalta kerätään nimi, laskutusosoite, sähköposti ja puhelinnumero.

10. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakas antaa itse tiedot ajanvarauslomakkeen kautta. Asiakas voi antaa varaustiedot myös muiden yhteydenottokanavien kautta. Tietoja kerätään myös Google Analytics -analytiikkatyökalun avulla.

11. Evästeiden (cookies) käyttö
Sivuilla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystytään jatkuvasti parantamaan sivujen sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeitä käytetään siten, että asiakkaille voidaan tarjota kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua hänestä saatavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin sivujen ja palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

12. Henkilötietojen luovutus
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

13. Muut huomiot
Terapia on luottamuksellista. Vaitiolovelvollisuus koskee asiakkaiden henkilötietoja, palvelun henkilökohtaista sisältöä ja käytyjä keskusteluja. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös terapiaprosessin päätyttyä.

Asiakkaan tilannetta ja terapiaprosessin etenemistä voidaan asiakkaan luvalla käsitellä terapeutin omassa työnohjauksessa niin, ettei asiakas ole tunnistettavissa.

Etätapaamisissa käytetään riittävän suojatuksi katsottuja videoneuvottelusovelluksia.